Приложение №6

к Порядку организации доступа к информации
о деятельности Вологодского областного суда

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке ознакомления с информацией о деятельности Вологодского областного суда, находящейся в архивном фонде Вологодского областного суда

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральными законами от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также с Инструкцией по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 года № 161, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 года № 56.

1.2. В Положении регламентированы процедура ознакомления с информацией о деятельности Вологодского областного суда (далее областного суда), находящейся в архивном фонде областного суда: правила подготовки, оформления и выдачи архивных справок, копий архивных документов, а также исполнения запросов, выдача подлинных документов из архивных дел, ознакомление с материалами дел, находящихся в архиве областного суда.

2. Документы и учетно-справочный аппарат к ним

2.1. В состав архивного фонда областного суда входят дела, наряды и производства с судебными актами областного суда и их копиями, управленческой документацией и документами по личному составу, которые в установленном порядке переданы в архив областного суда.

2.2. Архив областного суда осуществляет ведомственное хранение архивных дел, нарядов и производств областного суда, их отбор, учет, хранение, использование, подготовку и передачу на государственное хранение, уничтожение.

2.3. Подготовленные и оформленные в установленном порядке дела, наряды и производства областного суда постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения по истечении 1-3 лет после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений передаются в архив областного суда.

Сроки хранения документов с информацией о деятельности областного суда, находящихся в архивном фонде областного суда, определяются в соответствии со Сводной номенклатурой дел областного суда.

Документы по личному составу имеют временный (свыше 10 лет) срок хранения.

Наряды с документами постоянного срока хранения по истечении 15 лет ведомственного хранения в областном суде передаются на постоянное (вечное) хранение в КАУ ВО «Государственный архив Вологодской области».

2.4. Для обеспечения сохранности, поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации создается учетно-справочный аппарат: номенклатура дел, описи дел, картотеки, указатели.

3. Правила ознакомления с информацией о деятельности Вологодского областного суда, находящейся в архивном фонде Вологодского областного суда

3.1. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности областного суда, находящейся в архивном фонде областного суда, осуществляется путем предоставления им информации (архивных справок, копий архивных документов) по их запросам.

3.2. Основанием для предоставления информации о деятельности областного суда, находящейся в архивном фонде областного суда, является запрос в письменной форме в адрес областного суда.

В запросе указываются:

- наименование юридического лица-автора запроса (для граждан – фамилия, имя, отчество, при наличии последнего);

- почтовый или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

- содержание запроса (в случае запроса о результатах рассмотрения конкретного судебного дела указываются фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого было рассмотрено дело, или стороны по делу, в том числе название органа или организации, а также каким судом и когда было рассмотрено дело);

- личная подпись и дата.

К запросу (в зависимости от оснований получения информации) прилагаются заверенные в установленном порядке следующие документы:

- копия документа, удостоверяющего личность;

- доверенность, оформленная в соответствии с требованиями законодательства, подтверждающая право представлять интересы доверителя;

- письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо его близких родственников в случае его смерти;

- копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения, а также копия документа, подтверждающего факт смерти этого лица;

- копии документов, подтверждающих права наследования.

3.3. Ответ на поступивший в архив областного суда запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен председателем суда или его заместителем, но не более чем на 30 дней. При этом гражданин, направивший обращение, должен быть уведомлен о продлении срока рассмотрения его обращения.

Если в письменном обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель суда либо его заместитель, вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу с уведомлением заявителя.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в областном суде документов, в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом заявителя.

3.4. Информация о деятельности областного суда, находящаяся в архивном фонде суда, не предоставляется в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

3.5. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности областного суда, находящейся в архивном фонде Вологодского областного суда, ограничивается для документов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности, устанавливаются на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

3.6. Материалы архивных дел, рассмотренных первой инстанцией областного суда, и (или) их копии выдаются (направляются) в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации лицам, участвовавшим в деле, их представителям при предъявлении ими соответствующих документов, удостоверяющих личность и полномочия, с разрешения председателя суда, его заместителя либо лиц, их замещающих.

3.7. Копии судебных решений, вынесенных апелляционной инстанцией областного суда по результатам рассмотрения судебных дел, архивом не выдаются (не направляются) в связи с тем, что подлинники указанных судебных решений подшиваются в судебные дела, которые возвращаются в суды, рассмотревшие эти судебные дела по первой инстанции.

3.8 Повторная выдача копий судебных актов лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению.

3.9 Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш – карта, диск CD-R,DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в суде).

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

3.10. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда (заместителя председателя суда) судебные дела направляются им в трехдневный срок. До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма и приговора (решения) хранятся в контрольной папке. В книге выдачи дел из архива суда делается отметка о направлении и возврате дела.

3.11. Выдача архивных дел во временное пользование производится по запросам судей и руководителей структурных подразделений с обязательной регистрацией в Книге выдачи дел. На выданное дело заводится карта-заместитель, в которой делается отметка о его выдаче и возвращении в архив областного суда.

3.12. Доступ пользователей информацией к подлинникам архивных документов и к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, может осуществляться с письменного разрешения председателя суда и его заместителя или лиц, их замещающих, в согласованные сроки и время в специально выделенном и оборудованном помещении областного суда.

4. Порядок выдачи архивных справок, копий и подлинников архивных документов

4.1. Подготовка архивных справок, копий архивных документов (в т.ч. копий судебных актов и иных процессуальных документов) осуществляется по письменным запросам граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления в порядке, указанном в п. 3.2.

4.2. В справке приводятся названия архивных документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в них. Копии архивных справок подшиваются в соответствующие дело, наряд или производство.

4.3. Архивные справки, копии архивных документов подписываются (заверяются) председателем суда (заместителем председателя суда) либо иным уполномоченным им лицом, и заверяются печатью областного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.4. Изготовленные, но не полученные заявителем архивные справки, копии архивных документов направляются заявителю с сопроводительным письмом областного суда. В дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

При отсутствии архивных документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, об этом сообщается заявителю.

4.5. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные лицами, участвующими в деле, выдаются им работником архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении (запросе) проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).

Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью областного суда, на которой указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Заявление о выдаче и копия выданного документа подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

5. Порядок ознакомления с материалами дел находящихся на хранении в архиве Вологодского областного суда.

5.1. Ознакомление с материалами дел, находящихся на хранении в архиве областного суда, осуществляется на основании письменного заявления лица при предъявлении документа, удостоверяющего личность, а при обращении представителя (защитника) – также документа, подтверждающего полномочия.

Заявление подается лично или через представителя на бумажном носителе в информационно-справочное бюро (приемную) Вологодского областного суда
(каб. 109) либо направляется по почте, или в электронном виде через личный кабинет пользователя, созданный в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда, который расположен на интернет портале ГАС «Правосудие» (www.sudrf.ru).

5.2. Правом на ознакомление с материалами дела обладают следующие лица:

-обвиняемые, подсудимые, осужденные, оправданные, их защитники и представители (п. 13 ч. 4 ст. 47, п. 7 ч. 1 ст. 53 УПК РФ);

-потерпевшие (п. 12 ч. 2 ст. 42 УПК РФ);

-гражданские истцы, их представители в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску (п. п. 12, 13 ч. 4 ст. 44 УПК РФ);

-гражданские ответчики и их представители в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска (п. 9 ч. 2 ст. 54, ч. 2 ст. 55 УПК РФ);

-стороны и иные лица, участвующие в гражданском деле, а также их представители (ч. 1 ст. 35 ГПК РФ);

-лица, участвующие в административном деле (ч. 1 ст. 45 КАС РФ);

-лица, участвующие в деле об административном правонарушении;

-реабилитированные лица, а с их согласия или в случае их смерти – родственники (иждивенцы) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (ст. 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 № 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий» ).

5.3. Ознакомление с материалами дел, находящихся на хранении в архиве областного суда, осуществляется на основании резолюции председателя суда или его заместителя.

О возможности ознакомления с делом заявителю сообщается по телефону (по почте или по электронной почте)

5.4. Ознакомление с судебным делом производится в специальном помещении суда в присутствии работника архива суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу. Ознакомление производится в течении рабочего времени областного суда.

5.5. Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе и в листе использования документов. Заявление об ознакомлении подшивается в дело, а в случае предъявлении доверенности к делу приобщается также ее копия.

5.6. Лица, указанные в п. 5.2, имеют право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, по письменному заявлению. Данное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда (заместителя председателя суда) или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве областного суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия. Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела судом не заверяются.

6. Заключительные положения

6.1. Пользователь информации обязан соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничивается согласно законодательству Российской Федерации.

6.2. Использование полученных сведений в ущерб правам и законным интересам граждан, организаций, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления преследуется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.3. Пользователь информации при использовании архивных документов обязан делать ссылки на место хранения документов.