Приложение №9

к Порядку организации доступа к информации
о деятельности Вологодского областного суда

РЕГЛАМЕНТ

организации деятельности информационно-справочного бюро (приемной) Вологодского областного суда

1. Общие положения

1.1. Деятельность информационно - справочного бюро (приемной) Вологодского областного суда регламентируется Положением об информационно-справочном бюро (приемной) Вологодского областного суда, утвержденным приказом председателя суда.

1.2. Правовое регулирование отношений, связанных с организацией рассмотрения обращений граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, устанавливающими порядок судопроизводства, полномочия и порядок деятельности судов, Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» и иными актами, регулирующими вопросы внутренней деятельности суда.

2. Организация приема

2.1. Прием граждан (физических лиц), представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - прием граждан) производится в день их обращения работниками информационно-справочного бюро (приемной) суда (далее – приемная суда) в специально отведенном помещении, оснащенном необходимым имуществом, нормативными, справочными и иными материалами, средствами связи. Если специалисты приемной суда при приеме гражданина не могут самостоятельно разрешить возникший вопрос, они обращаются за содействием к начальнику отдела или администратору суда.

2.2. Прием граждан ведется ежедневно в течение рабочего времени суда, без предварительной записи в порядке очередности, за исключением граждан, явившихся на судебные заседания, и отдельных категорий граждан, имеющих в соответствии с законодательством право на внеочередной прием.

При приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность, доверенность на совершение соответствующего действия (для представителя заявителя) либо ордер адвоката.

2.3. Во время приема граждан, а также при их обращении по телефону гражданам могут даваться устные разъяснения о подведомственности рассмотрения интересующих их вопросов, порядке обращения, компетенции суда, порядке получения информации об итогах рассмотрения заявлений, жалоб, иных обращений.

2.4. Устные ответы и разъяснения на устные обращения граждан даются, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ (разъяснение) в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается устное разъяснение о сроке и порядке получения ответа.

Для получения письменного ответа по итогам приема гражданину предлагается письменно изложить смысл своего вопроса (предложения, жалобы).

2.5. Работники приемной суда обязаны оказывать содействие гражданам в правильном указании в письменном обращении названия должности, фамилии, имени, отчества адресата, названия суда.

2.6. Все материалы, полученные от гражданина в ходе приема, регистрируются в соответствии с инструкцией по судебному делопроизводству.

2.7. Работники приемной суда несут персональную ответственность за надлежащее ведение приема.

В случае возникновения по причинам, связанным с организацией работы в суде, ситуаций, препятствующих представлению лицу, обратившемуся в суд, запрашиваемой информации, выдаче запрашиваемых документов, принятию подаваемых им документов, работники приемной суда обязаны принять максимально возможные меры для разрешения ситуации по существу, в том числе обратиться к работникам других структурных подразделений суда, начальнику отдела.

2.8. Разрешение любых спорных ситуаций, возникающих в процессе взаимодействия приемной суда с другими структурными подразделениями суда, производится через начальника соответствующего отдела. Работники приемной суда обязаны информировать начальника отдела обо всех возникающих в процессе работы приемной суда проблемных ситуациях.

2.9. В случаях, когда разрешение вопроса, с которым гражданин обращается в суд, не входит в компетенцию областного суда, работники приемной суда разъясняют в какой суд следует обратиться с подобным вопросом, либо сообщают, что данный вопрос не относится к компетенции судов.

2.10. Работники приемной суда не имеют права предоставлять следующую информацию:

- о номерах телефонов руководства и судей областного суда, а также номера телефонов судей других судов;

- информацию, составляющую государственную, служебную, коммерческую тайну и иную охраняемую законом тайну, а также другие, не подлежащие распространению сведения, ставшие известными им в связи с исполнением должностных обязанностей.

2.11. Работники приемной суда не имеют права оказывать юридическую помощь лицам, обратившимся в суд, за исключением предоставления информации по вопросам оформления заявлений, жалоб, обращений, подаваемых в суд, порядка их подачи, порядка получения ответа или запрашиваемых документов.

2.12. При приеме обращений граждан не допускается возложение на граждан не предусмотренных законом обязанностей или ограничение возможности реализации их прав, в частности не допускаются требования:

- представления документов, не предусмотренных законодательством, предоставляющим гражданину право, на реализацию которого направлено заявление (жалоба, обращение);

- исполнения гражданином обязанностей, не связанных с заявлением (жалобой, обращением), если это не предусмотрено федеральным законом;

- реализации гражданином своего права только при условии реализации иных не связанных с ним прав, если это не предусмотрено федеральным законом;

- уплаты сборов, оплаты услуг, не предусмотренных законодательством;

- снятия копий с документов, если это не предусмотрено законодательством;

- обязательного заключения договоров, связанных с рассмотрением заявления (жалобы, обращения), если в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации подобные договоры заключаются в добровольном порядке;

- обязательного использования гражданином при подаче заявлений бланков и иных типовых форм, выдаваемых судом, если это не предусмотрено законодательством;

- совершения гражданином иных действий, не предусмотренных законодательством.

2.13. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием прекращается. При совершении гражданином в ходе личного приема действий, нарушающих общественный порядок и представляющих угрозу жизни и здоровью окружающих, работник приемной суда незамедлительно вызывает судебного пристава по обеспечению установленного порядка деятельности суда. По тем же основаниям может быть прекращен телефонный разговор с лицом, позвонившим в приемную областного суда.

2.1. Личный прием граждан председателем, заместителями председателя областного суда

2.1.1 Прием граждан по вопросам, не связанным с рассмотрением конкретных дел, осуществляют председатель, заместители председателя областного суда.

2.1.2. Прием осуществляется председателем суда или его заместителями в рабочее время по предварительной записи. Личный прием председателем суда может быть организован также по его поручению.

2.1.3. Запись на прием производится путем подачи заявления, в котором кратко излагает суть обращения.

Данное заявление регистрируется сотрудником приемной суда и передается по принадлежности. В случае назначения приема помощник председателя либо заместителя председателя областного суда извещает заявителя о дате, месте и времени приема.

2.1.4. Заявителю может быть отказано в записи на личный прием к председателю суда или к его заместителям в случае, если:

а) решение поставленного им вопроса не входит в компетенцию суда с разъяснением заявителю, в какой государственный орган или орган местного самоуправления и в каком порядке ему следует обратиться;

б) по поставленному заявителем вопросу ему ранее давались мотивированные ответы и в ходе записи на личный прием он не приводит новых доводов, имеющих существенное значение для рассмотрения устного обращения;

в) заявитель обжалует судебное решение.

2.1.5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

В день приема на посетителя заводится карточка личного приема, которая заполняется помощником председателя суда (заместителя председателя суда).

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема. В этом случае гражданин должен расписаться в карточке о том, что он получил соответствующие разъяснения. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Для получения письменного ответа по устному обращению заявителю предлагается удостоверить собственноручной подписью в карточке личного приема достоверность изложения его обращения.

2.1.6. Письменное обращение, полученное в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений граждан.

2.1.7. В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник службы судебных приставов. Информация о поведении заявителя отражается в учетной форме личного приема.

2.1.8. При наличии технической возможности в интересах обеспечения защиты прав граждан ведение приема может сопровождаться аудиовидеозаписью, о чем граждане в обязательном порядке уведомляются до начала приема. Срок хранения аудиовидеозаписи личного приема составляет 5 лет.

3. Прием документов

3.1. Работники приемной суда принимают от лиц, обращающихся в суд, документы, непосредственно приносимые ими в суд.

3.2. Работники приемной обязаны проверить оформление обращений, подаваемых в суд, на соответствие общим требованиям к оформлению, изложенным в пункте 3.3 настоящего Регламента, а также нормам процессуального законодательства и в случае неверного оформления проинформировать об этом заявителя. Если недостаток в оформлении может быть исправлен немедленно, работнику приемной суда необходимо разъяснить заявителю данную возможность. Исправления в запросах правоохранительных и судебных органах не допускаются.

Обращения, содержащие оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению либо оформленные на оборотной стороне бланков, обрывках бумаги; оформленные не надлежащим образом или не подлежащие подаче в Вологодский областной суд, могут быть приняты в том случае, если после получения разъяснений от работника приемной суда гражданин настаивает на подаче (принятии) указанных обращений.

Работник приемной не имеет права принимать обращения, в которых в качестве адресата не указан Вологодский областной суд (за исключением апелляционных (частных), кассационных жалоб, представлений, протестов на судебные решения, вынесенные Вологодским областным судом по первой инстанции, дополнений к ним и возражений на них).

 3.3. Любое принимаемое заявление (жалоба, обращение) должно содержать следующую информацию:

- указание адресата (наименование: Вологодский областной суд);

- фамилию, имя, отчество заявителя или наименование организации, являющейся заявителем;

- полный адрес (с указанием почтового индекса) места жительства или места нахождения заявителя;

- наименование документа (заявление, жалоба, запрос и т.п.);

- личную подпись заявителя или должностного лица организации, являющейся заявителем;

- дату обращения.

В тексте тех категорий заявлений (жалоб, обращений), которые в соответствии с нормами процессуального законодательства могут быть поданы только участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле; участниками производства по делам об административных правонарушениях), помимо перечисленной выше информации должно быть указано процессуальное положение заявителя.

3.4. Если заявитель просит ответ на подаваемое обращение или запрашиваемую копию (подлинник) документа (ов) не направлять почтой, а выдать на руки, либо отправить по другому адресу (другому лицу), это обязательно должно быть указано в принимаемом обращении.

3.5. Если в принимаемом обращении имеется список прилагаемых к нему документов, работники приемной обязаны проверить соответствие приложений, указанных в списке, и только при условии наличия всех перечисленных приложений принять документ.

В случае отсутствия каких-либо приложений работники приемной суда должны предложить заявителю вычеркнуть отсутствующие приложения из списка и заверить данное исправление подписью заявителя. Обращение, в котором отсутствуют какие-либо приложения, могут быть приняты в том случае, если после получения разъяснений от работника приемной заявитель настаивает на подаче (принятии) указанных обращений. При этом об отсутствии какого-либо документа или приложения к обращению составляется акт в соответствии с требованиями инструкции по судебному делопроизводству, один экземпляр которого выдается (направляется) заявителю, иные экземпляры приобщаются к полученным документам и передаются вместе с ними по принадлежности.

3.6. В случае отказа заявителя от внесения указанных исправлений в список приложений либо если отсутствие приложения установлено после принятия обращения работники приемной суда информируют об этом начальника отдела и составляется акт о том, что соответствующее обращение принято без указанных в нем приложений (акт составляется в соответствии с требованиями инструкции по судебному делопроизводству).

3.7. Если обращение подписано представителем или защитником заявителя, работники приемной суда обязаны:

- проверить наличие у представителя доверенности от заявителя на совершение соответствующего процессуального действия, а у защитника - ордера (для адвоката), постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом или доверенности от лица, в отношении которого ведется производство по делу об административном правонарушении;

- в случае необходимости разъяснить обязательность приобщения к обращению ордера (для адвоката), заверенной копии постановления суда о допуске в качестве защитника наряду с адвокатом;

- если доверенность (ее нотариально заверенная копия) по данным информационной системы суда или по сообщению работников соответствующего структурного подразделения суда отсутствует в материалах дела, снять копию с подлинника или нотариально заверенной копии доверенности, заверить ее своей подписью и печатью для копий и приобщить ее к поданному обращению.

3.8. Документы, приносимые в дополнение к ранее поданным обращениям, могут быть приняты в приемной суда только в том случае, если обращение, в дополнение к которому они представляются, поступило в суд и еще не рассмотрено.

К документам, представляемым в дополнение к ранее поданным обращениям, должно быть приложено заявление с указанием к какому именно обращению они дополнительно представляются.

В случае отсутствия такого заявления работник приемной обязан указать заявителю на необходимость его составления. Без приобщения указанного заявления документы, представляемые в дополнение к ранее поданным обращениям, могут быть приняты только в том случае, если податель настаивает на их принятии без заявления. При этом работник приемной суда обязан принять все возможные меры для установления обращения, в дополнение к которому представляются поданные документы, но не может нести ответственности в случае неверного определения обращения, к которому надлежит приобщить поданные документы.

3.9. На принятом работником приемной суда обращении проставляется штамп с указанием текущей даты и времени, который ставится на лицевой стороне первого листа обращения в правом нижнем углу, там же ставится входящий номер.

Штамп, заверенный подписью работника, принявшего обращение, по просьбе лица, представившего обращение в приемную суда, ставится также на представленной им дополнительной копии данного обращения. Штамп не ставится на других документах, даже если они подаются в дополнение к ранее поданным обращениям без приобщения к ним заявления, указанного в пункте 3.8 настоящего Регламента.

3.10. Все принятые документы, в том числе поданные в дополнение к ранее поданным обращениям, работник приемной суда обязан зарегистрировать в
ГАС «Правосудие» ПИ «Документооборот и обращения граждан» и передать в день приема по принадлежности по сформированному и распечатанному из подсистемы «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие» соответствующему реестру передачи документов под подпись лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием им занимаемой должности, а в исключительных случаях – не позднее 10:00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено инструкцией по судебному делопроизводству. Регистрация документов и передача их по принадлежности осуществляется в строгом соответствии с требованиями инструкции по судебному делопроизводству.

3.11. Документы, подаваемые по делам, назначенным к рассмотрению, работник приемной суда обязан незамедлительно зарегистрировать в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие» и передать по реестрам по принадлежности.

3.12. Если лицо обращается с просьбой о приеме каких-либо документов по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, работник приемной обязан разъяснить обратившемуся целесообразность разрешения соответствующего вопроса непосредственно в судебном заседании.

3.13. На каждом принятом обращении, поданном по конкретному делу (материалу), работником приемной суда кроме регистрационного номера ставится номер соответствующего дела (производства), если информация о нем имеется в подсистемах ГАС «Правосудие». Номер дела (материала) проставляется также при регистрации принятого обращения в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие» и соответственно – в реестрах.

3.14. Если к обращению приложена квитанция об оплате государственной пошлины или заверенная копия платежного поручения об оплате государственной пошлины, об этом делается отметка (с обязательным указанием суммы уплаченной государственной пошлины) при регистрации данного обращения в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие»

3.1. Прием внепроцессуальных обращений

3.1.1. Под внепроцессуальным обращением понимается поступившее председателю суда (или его заместителям) по делам, находящимся в производстве суда, или судье по делу, находящемуся в его производстве, обращение в письменной или устной форме не являющихся участниками судебного разбирательства государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа, организации, должностного лица или гражданина в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации, либо обращение в непредусмотренной процессуальным законодательством форме участников судебного разбирательства.

3.1.2. Работник приемной суда регистрирует поступившее письменное обращение в ГАС «Правосудие» ПИ «Документооборот и обращения граждан» и передает не позднее следующего рабочего дня председателю суда для решения вопроса о размещении информации о внепроцессуальном обращении на официальном сайте суда в сети Интернет.

3.1.3. В соответствии с резолюцией председателя суда поступившее письменное обращение, а также письменный документ, представляющий собой оформленную на бумажном носителе информацию о внепроцессуальном обращении, передается лицу, ответственному за размещение информации о внепроцессуальных обращениях на официальном сайте суда в сети Интернет, под роспись в журнале (реестре), сформированном автоматически и распечатанном из ПИ «Документооборот и обращения граждан» ГАС «Правосудие».

3.1.4. После размещения информации на официальном сайте суда в сети Интернет внепроцессуальные обращения подшиваются в соответствующий наряд, предусмотренный номенклатурой дел суда, и хранятся до их уничтожения в установленном порядке.

4. Взаимодействие с другими структурными подразделениями суда

4.1. Приемная суда работает в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями суда.

В случаях обращения работника приемной суда в соответствующие структурные подразделения, работники аппарата обязаны принять незамедлительные меры для разрешения соответствующей ситуации (например, проверить наличие дела в суде, установить запрашиваемую информацию по материалам соответствующего дела (производства) и др.).

4.2. Работники приемной суда обязаны соблюдать порядок передачи принятых документов в другие структурные подразделения суда, установленный пунктами 3.9-3.14 настоящего Регламента, в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15.12.2000г.